Direct bellen met Workaway: (088) 934 34 30

Reiskostendeclaraties: maak eens een sommetje!

paulvangassel

In de meeste organisaties declareren medewerkers regelmatig hun kilometers en andere reiskosten, waarschijnlijk via één of ander papieren of digitaal declaratieformulier. Staat u er wel eens bij stil dat dit proces niet alleen tijdrovend is, maar ook behoorlijk foutgevoelig? Voor de medewerker, maar ook voor de organisatie? En dat medewerkers waarschijnlijk te veel belasting over hun declaraties betalen? Paul van Gassel van Workaway rekent met u mee.

Tijdrovend en foutgevoelig

U herkent het vast wel. U reist voor het werk regelmatig met uw eigen auto en schiet alle kosten voor. Aan het einde van de maand vult u een declaratieformulier in. U pakt uw agenda erbij en bekijkt welke afspraken u had. U zoekt alle adressen op en voert ze in een routeplanner in om het aantal kilometers uit te rekenen. Een hele klus. Losse bonnetjes heeft u ook nog ergens: in uw tas, portemonnee, op uw bureau of toch in het dashboardkastje? Weer even checken met uw agenda: heeft u nu alles? Zit er niet per abuis een privé-bonnetje bij?
Uiteindelijk stuurt u de papierwinkel per mail of interne post naar de manager om te laten aftekenen. Deze zet meestal ongezien een paraaf. Er valt immers weinig te controleren zonder de hele invuloefening opnieuw te doen. Daarna gaat het setje naar de administratie. Weer een paar ogen, weer een aantal handelingen: bekijken, controleren, inboeken, verwerken op de salarisstrook of direct uitbetalen.

De fiscus profiteert

Uw medewerkers willen hun declaraties natuurlijk zo mogelijk netto ontvangen. Faciliteert u dit als werkgever echter ook? Een toelichting is hier op zijn plaats. U weet natuurlijk dat vergoedingen tot 19 cent per kilometer netto mogen worden uitgekeerd. Geeft u een hogere vergoeding – zoals vaak bij zakelijke kilometers – dan moet over het deel boven de 19 cent belasting worden betaald. Vaak geldt voor woon-werkkilometers echter een vergoeding die lager is dan 19 cent per kilometer. Of worden bijvoorbeeld de eerste 10 kilometer niet vergoed. Dat mag met elkaar worden verrekend. Salderen wordt dit genoemd. U zult echter niet de enige werkgever zijn die dit niet doet. Omdat u dat te ingewikkeld en tijdrovend vindt. Of omdat u zich wellicht niet eens bewust bent van deze mogelijkheid. Waardoor (onnodig) veel wordt belast, of de vrije ruimte in de WKR opsoupeert.

Maak eens een sommetje

Omdat het nu eenmaal gaat zoals het gaat, staat u er wellicht nooit bij stil. Het hele declaratie-gedoe lijkt een ‘gegeven’. Wat een gemiste kans! Weet u hoe bewerkelijk het declaratieproces binnen uw organisatie eigenlijk is? Is het bij u ook zo dat de declaratie van een bonnetje de organisatie uiteindelijk een veelvoud kost aan administratie? “Oh, maar bij ons is dat allang geautomatiseerd”, roept u nu misschien. Als u daarbij doelt op een excel-achtig formuliertje dat het proces wordt ingeschoten, is dat helaas maar ten dele waar.

Maak eens een rekensommetje. Ik help u graag op weg met een aantal vragen:

  • Hoeveel declaraties komen er per maand binnen?
  • Hoe houden medewerkers de declaraties bij en hoe dienen ze deze in?
  • Hoeveel (werk)tijd zijn de medewerkers hiermee kwijt?
  • Hoe ziet het fiatteringsproces eruit?
  • Welke mogelijkheden heeft u om fouten op te sporen? (rekenfouten, kilometers)Hoe komen de declaraties in administratie- en salarissystemen terecht?
  • Hoeveel medewerkers houden zich bezig met de controle en verwerking en hoeveel tijd kost dit?
  • Welke loonkosten zijn hieraan verbonden?Welke bijkomende kosten zijn er? (oplossen van fouten, beantwoorden van vragen etc.)
  • Worden vergoedingen onder en boven de 19 cent met elkaar verrekend?
  • Zo niet: welk bedrag gaat hierdoor onnodig naar de fiscus (of ten koste van de vrije ruimte in de WKR)?

Rekenvoorbeeld 1

Stel dat elke medewerker één declaratie per maand heeft, en dat alle administratieve handelingen samen 15 minuten tijd van de organisatie kosten. Met de gemiddelde loonkosten van € 35 per uur zijn de administratiekosten dan al ruim € 100 per medewerker per jaar. Dit is nog exclusief de werktijd die de medewerker zelf nodig heeft om de declaratie in te vullen, verkeerde (kilometer)berekeningen, onjuiste toepassing van de regeling en bijvoorbeeld verkeerd overtypen. Declaraties zijn een dure bezigheid voor de organisatie!

Rekenvoorbeeld 2

Stel dat een medewerker 8 cent ontvangt voor woon-werkkilometers en 30 cent voor zakelijke reizen. Laten we er voor het gemak vanuit gaan dat de medewerker evenveel woon-werk- als zakelijke kilometers maakt. De gemiddelde kilometervergoeding komt dan uit op 19 cent en kan geheel belastingvrij worden uitgekeerd. Als u echter niet saldeert, betaalt de medewerker over 11 cent per kilometer (namelijk 30 cent – 19 cent) loonbelasting. Of dit bedrag komt ten laste van de vrije ruimte in de WKR.

“Voor alles is een app”

Tegenwoordig heeft u voor alles een handig digitaal systeem of zelfs een app op de mobiele telefoon. Uw medewerkers ook, zowel zakelijk als privé. We gaan immers met de tijd mee en worden steeds productiever. Waarom is het declareren dan nog zo ouderwets? Zo tijdrovend, irritant, kostbaar en foutgevoelig? We kunnen onze tijd toch wel nuttiger besteden? We hoeven toch geen genoegen te nemen met een gebrek aan kwaliteit? Neem eens een paar minuten de tijd om dat binnen uw organisatie met elkaar te bespreken!

Dit blog werd in april 2015 gepubliceerd op Reiskostenblog.

1 mei 2015