Direct bellen met Workaway: (088) 934 34 30

Nieuw mobiliteitsbeleid? Communiceer!

sandradegeeter2

Het aantal parkeerplaatsen bij je bedrijf drastisch verminderen, de leaseregeling herzien, snijden in de ondoorzichtige reiskostenregeling, het invoeren van een mobiliteitsbudget: je kunt er donder op zeggen dat zulke maatregelen op weerstand van je medewerkers stuiten. Vaak ligt dat niet aan de maatregel op zich, maar aan de angst om te verliezen: geld, zekerheid, vrijheid of gewoonten. Hoe voer je een nieuw mobiliteitsbeleid in met draagvlak onder je medewerkers? Door te communiceren! Hierbij 5 concrete tips.

1. Betrek medewerkers – vanaf het begin

Om draagvlak te creëren voor nieuw beleid is het belangrijk alle belanghebbenden al vanaf het begin bij het proces te betrekken. Wie dat zijn, kan per organisatie verschillen. De ondernemingsraad, HR en facilitaire zaken, daar denken we vaak nog wel aan. Maar de echte belanghebbende is natuurlijk de ‘gewone’ medewerker. Die wordt vaak vergeten. Of erger nog: die mag pas iets weten als alles al is dichtgetimmerd en besloten. De klassieke valkuil is ook het negeren van midden-management; de afdelingshoofden, de teamleiders. Terwijl dit bij uitstek de groep is die positief kan bijdragen aan het creëren van draagvlak onder medewerkers én jou kan helpen om onduidelijkheden, vragen of weerstanden te signaleren.

2. Maar: geef alleen inspraak als er ruimte is

Wat is dat dan, ‘betrekken bij’? Dat kan van alles zijn, van puur informatief tot interactief. Wees heel eerlijk in wat medewerkers mogen verwachten van dit proces: worden ze alleen op de hoogte gehouden of hebben ze inspraak? Kies alleen voor inspraak als de beslissers bereid zijn om hier naar te luisteren én te handelen. Ze moeten dus bereid zijn wat van hun eigen ‘macht’ in te leveren. Start geen inspraak-traject als je toch al precies weet wat je wilt en daar niet vanaf wil of kan wijken.

3. Luisteren, maar dan wel écht

Het gebeurt veel te weinig: luisteren. Echt luisteren. Niet met als doel om zo snel mogelijk te reageren en jouw keuzes (opnieuw) te verdedigen, maar om te begrijpen. Om te begrijpen wat er leeft op de werkvloer, welke vragen er zijn, welke onzekerheid dit proces oplevert, waarom een medewerker hier buikpijn of slapeloze nachten van heeft. Wacht niet tot medewerkers via de formele kanalen hun opmerkingen geven, maar leg zelf actief je oor te luisteren. Bij het koffiezetapparaat, tijdens de lunch, in het kwartiertje ná de vergadering. Het midden-management (zie tip 1) kan hierbij van grote toegevoegde waarde zijn

4. Geef antwoord!

Laat je medewerkers weten welke opmerkingen en klachten er zijn gekomen. Laat merken dat je weet wat er leeft en speelt. Geef aan waar je wat mee gedaan hebt, maar vooral ook waar je niets mee doet. Waarom doe je niets met die opmerkingen of bezwaren? Kan het niet, wil je het niet? Laat weten dat je alle input en feedback waardeert, ook al kun je er inhoudelijk niet altijd iets mee doen.

5. Blijf eerlijk

Je was al eerlijk over het proces (wel of geen inspraak), maar blijf dat ook. Schep de juiste verwachtingen bij je medewerkers door eerlijk te communiceren over het waarom, over het proces, over de inhoud, de dilemma’s en de consequenties voor de medewerkers. Maak het niet mooier dan het is als er (groepen) medewerkers op achteruit blijken te gaan. Maak duidelijk wat de precieze gevolgen zullen zijn voor hen. Zeg het ook eerlijk als je (nog) geen antwoorden kan geven.

Laat je niet verrassen

Voorkomt goede communicatie alle gedoe en weerstand? Nee. Hoe goed je het ook aanpakt, gedoe komt er toch. Mensen willen nu eenmaal wel veranderen, maar niet graag veranderd worden. Maar je kunt wel véél gedoe voorkomen. Aan de slag!

Dit blog werd in december 2014 gepubliceerd op Reiskostenblog.

29 maart 2015