Direct bellen met Workaway: (088) 934 34 30

Provincie Noord-Holland: OV-aanpak voor medewerkers,
Declaratie-aanpak voor Statenleden

provinciehuis_haarlem

Provincie-Huis-Noord-Holland-te-Haarlem5

De provincie Noord-Holland was op zoek naar een goede serviceverlener voor de OV-kaarten en abonnementen voor de medewerkers. In 2014 kozen ze voor de OV-aanpak van Workaway. Alle medewerkers kregen een nieuwe OV-kaart, die werd gekoppeld aan ons Reisbalans-platform. In Reisbalans (web en app) verantwoorden de medewerkers het gebruik van kaart. Dat is voor zowel de provincie als voor de Belastingdienst belangrijk: de kosten zijn immers voor de werkgever, de verantwoordelijkheid voor gebruik van de kaart ligt bij de medewerkers. Dankzij onze OV-aanpak kan de provincie eenvoudig eventueel privé-gebruik met de medewerkers verrekenen, evenals uitcheck-boetes en 1e klas gebruik.

Passende abonnementen

Na een aantal maanden analyseerden we het reisgedrag van de medewerkers en bekeken of de abonnementen/reisproducten nog wel het beste aansloten. Waar nodig zorgden we ervoor dat ze werden aangepast. Het resultaat: de provincie betaalt nu minder voor de OV-kilometers én heeft een stuk minder werk aan het beheer van de kaarten en abonnementen.

Statenleden declareren

De leden van de Provinciale Staten, de ruim 50 Statenleden, maken sinds 2015 gebruik van de Declaratie-aanpak van Workaway. In Reisbalans houden zijn de reizen bij die zij voor de provincie maken en geven daarbij aan voor welk doel (project, vergadering etc.) zij deze reis hebben gemaakt. Veel Statenleden gebruiken hiervoor de GPS-tracker, anderen geven de voorkeur aan handmatige invoer.

Het declareren via Reisbalans scheelt de Statenleden veel moeite en tijd. Voor de griffie is het grote voordeel dat ze de reizen een stuk eenvoudiger kunnen controleren en de betrouwbaarheid groot is. Dit is voor een overheid van groot belang: het gaat immers om de besteding van publieke middelen. Voor Statenleden die regelmatig met het openbaar vervoer reizen, heeft de provincie via Workaway OV-kaarten ingekocht. Deze zijn gekoppeld aan Reisbalans, waardoor de Statenleden het gebruik van de kaart eenvoudig kunnen verantwoorden.

Om de Statenleden wegwijs te maken met de mogelijkheden van Reisbalans, hebben wij samen met de Statengriffie een aantal bijeenkomsten georganiseerd voor de Statenleden. Uiteraard hebben we ook een servicepagina-op-maat gemaakt, heldere introductiemails verstuurd en is de klantenservice beschikbaar voor vragen en praktische ondersteuning. 

Lees ook de ervaringen van andere klanten