Direct bellen met Workaway: (088) 934 34 30

Blog: Zo maak je medewerkers zélf verantwoordelijk

bertjanheugen

Bij HR ben je, zeker in deze tijd, alert op te hoge uitgaven en verspilling. Je vraagt je af of het allemaal niet wat minder kan met die zakelijke reiskosten. En het liefst zonder van de regen in de drup te komen qua efficiency, gedoe en gezeur. Bovendien wil je dat de organisatie wel aantrekkelijk blijft voor medewerkers. Met een mobiliteitsbudget kan dat, maar: hoe pak je dat aan en wat heb je eraan? Bert Jan Huegen van Workaway legt het uit.

Dit blog is in september 2014 ook gepubliceerd op P&Oactueel

Even over die kosten

Wist je dat zakelijke reiskosten bij de meeste organisaties de tweede of derde grootste kostenpost vormen? Grote kans van niet want vaak zijn deze kosten nogal versnipperd over de hele organisatie. Ga maar na: parkeren valt meestal onder facilitair, de reiskostenregeling onder HR en de leasewagens onder fleet. En mobiliteit kost bij elkaar opgeteld een smak geld.

Wat is zo'n budget ook alweer

Daarom starten steeds meer bedrijven met een mobiliteitsbudget. Met een persoonlijk mobiliteitsbudget leg je de keuzevrijheid nog nadrukkelijker bij de medewerker neer. Je geeft een medewerker een eigen budget waaruit hij de reiskosten betaalt. Het geld dat overblijft, mag de medewerker (eventueel deels) houden.

En wat levert het op

Kostenbesparing, flexibiliteit en tevredenheid van werknemers zijn voor ondernemers drijfveren om over te gaan op mobiliteitsbudgetten. Een andere reden is het beperken van de uitstoot van CO2, want je kunt duurzame mobiliteit bevorderen door bijvoorbeeld een hogere kilometervergoeding voor reizen per fiets of openbaar vervoer te geven dan voor autokilometers.

Zo ga je aan de slag!

Stap 1: Zorg voor inzicht en draagvlak
Zorg voor inzicht in de huidige situatie: wat zijn de totale kosten, hoe reizen we nu , welke regelingen zijn er? Daarmee kun je een duidelijk en flexibel beleid opstellen. En betrek voor voldoende draagvlak al de juiste stakeholders bij je plannen.

Stap 2: Zorg voor budgetten op maat
De gedachte achter een mobiliteitsbudget is simpel: geef elke medewerker een budget voor reiskosten en laat hem zelf beslissen hoe hij wil reizen. Een goede optie is een budget met een vast deel (mede gebaseerd op de woonwerkafstand) en een flexibel deel (kilometervergoeding voor zakelijke reizen), een mee-ademend budget. Maak bij het vaststellen van de hoogte van een budget de kosten en vergoedingen daarom zoveel mogelijk kilometerafhankelijk.

Stap 3: Faciliteer medewerkers
Met een budget en draagvlak ben je al een heel eind, maar medewerkers moeten er ook (anders) mee kunnen gaan reizen. Veel werkgevers kiezen ervoor om dit actief te faciliteren. Denk bijvoorbeeld aan poolauto's voor zakelijke ritten zodat medewerkers de auto kunnen laten staan ten gunste van fiets of OV. Of verstrek een mobiliteitskaart aan de medewerkers.

Stap 4: Begin klein
Als je klein begint met een pilotgroep, zie je of de gekozen budgetten voldoen, haal je de kinderziektes eruit en creëer je ambassadeurs. Leg het mobiliteitsbudget uit in positieve termen en effecten.

9 maart 2015